Excel необходим в случаях, когда вам нужно упорядочить, обработать и сохранить много информации. Он поможет автоматизировать вычисления, делает их проще и надежнее. Формулы в Excel позволяют проводить сколь угодно сложные вычисления и получать результаты моментально.
Как написать формулу в Excel
Прежде чем учиться этому, следует понять несколько базовых принципов.
- Каждая начинается со знака «=».
- Участвовать в вычислениях могут значения из ячеек и функции.
- В качестве привычных нам математических знаков операций используются операторы.
- При вставке записи в ячейке по умолчанию отражается результат вычислений.
- Посмотреть конструкцию можно в строке над таблицей.
Каждая ячейка в Excel является неделимой единицей с собственным идентификатором (адрес), который обозначается буквой (номер столбца) и цифрой (номер строки). Отображается адрес в поле над таблицей.
Итак, как создать и вставить формулу в Excel? Действуйте по следующему алгоритму:
- Установите указатель на ячейку, где будут производиться вычисления.
- Нажмите на клавиатуре знак «=».
- Мышкой щелкните по первой ячейке, которая участвует в вычислениях.
- Поставьте знак оператора, например «*».
- Щелкните по второй ячейке.
- Нажмите ENTER.
- Переведите указатель на ячейку с вычислениями, и вы увидите, как выглядит результат ваших действий.
Мы узнали, как поставить и посчитать формулу в Excel, а ниже приведен перечень операторов.
Обозначение Значение
+ Сложение
- Вычитание
/ Деление
* Умножение
Если вам необходимо указать число, а не адрес ячейки – вводите его с клавиатуры. Чтобы указать отрицательный знак в формуле Excel, нажмите «-».
Как вводить и скопировать формулы в Excel
Ввод их всегда осуществляется после нажатия на «=». Но что делать, если однотипных расчетов много? В таком случае можно указать одну, а затем ее просто скопировать. Для этого следует ввести формулу, а затем «растянуть» ее в нужном направлении, чтобы размножить.
Установите указатель на копируемую ячейку и наведите указатель мыши на правый нижний угол (на квадратик). Он должен принять вид простого крестика с равными сторонами.
Нажмите левую кнопку и тяните.
Отпустите тогда, когда надо прекратить копирование. В этот момент появятся результаты вычислений.
Также можно растянуть и вправо.
Переведите указатель на соседнюю ячейку. Вы увидите такую же запись, но с другими адресами.
При копировании таким образом номера строки увеличиваются, если сдвиг происходит вниз, или увеличиваются номера столбцов – если вправо. Это называется относительная адресация.
Давайте введем в таблицу значение НДС и посчитаем цену с налогом.
Цена с НДС высчитывается как цена*(1+НДС). Введем последовательность в первую ячейку.
Попробуем скопировать запись.
Результат получился странный.
Проверим содержимое во второй ячейке.
Как видим, при копировании сместилась не только цена, но и НДС. А нам необходимо, чтобы эта ячейка оставалась фиксированной. Закрепим ее с помощью абсолютной ссылки. Для этого переведите указатель на первую ячейку и щелкните в строке формул на адрес B2.
Нажмите F4. Адрес будет разбавлен знаком «$». Это и есть признак абсолютно ячейки.
Теперь после копирования адрес B2 останется неизменным.
Если вы случайно ввели данные не в ту ячейку, просто перенесите их. Для этого наведите указатель мыши на любую границу, дождитесь, когда мышь станет похожа на крестик со стрелочками, нажмите левую кнопку и тяните. В нужном месте просто отпустите манипулятор.
Использование функций для вычислений
Excel предлагает большое количество функций, которые разбиты по категориям. Посмотреть полный перечень можно, нажав на кнопку Fx около строки формул или открыв раздел «Формулы» на панели инструментов.
Расскажем о некоторых функциях.
Как задать формулы «Если» в Excel
Эта функция позволяет задавать условие и проводить расчет в зависимости от его истинности или ложности. Например, если количество проданного товара больше 4 пачек, следует закупить еще.
Чтобы вставить результат в зависимости от условия, добавим еще один столбец в таблицу.
В первой ячейке под заголовком этого столбца установим указатель и нажмем пункт «Логические» на панели инструментов. Выберем функцию «Если».
Как и при вставке любой функции, откроется окно для заполнения аргументов.
Укажем условие. Для этого необходимо щелкнуть в первую строку и выбрать первую ячейку «Продано». Далее поставим знак «>» и укажем число 4.
Во второй строке напишем «Закупить». Эта надпись будет появляться для тех товаров, которые были распроданы. Последнюю строку можно оставить пустой, так как у нас нет действий, если условие ложно.
Нажмите ОК и скопируйте запись для всего столбца.
Чтобы в ячейке не выводилось «ЛОЖЬ» снова откроем функцию и исправим ее. Поставьте указатель на первую ячейку и нажмите Fx около строки формул. Вставьте курсор на третью строку и поставьте пробел в кавычках.
Затем ОК и снова скопируйте.
Теперь мы видим, какой товар следует закупить.
Формула текст в Excel
Эта функция позволяет применить формат к содержимому ячейки. При этом любой тип данных преобразуется в текст, а значит не может быть использован для дальнейших вычислений. Добавим столбец чтобы отформатировать итоговую сумму.
В первую ячейку введем функцию (кнопка «Текстовые» в разделе «Формулы»).
В окне аргументов укажем ссылку на ячейку итоговой суммы и установим формат «#руб.».
Нажмем ОК и скопируем.
Если попробовать использовать эту сумму в вычислениях, то получим сообщение об ошибке.
«ЗНАЧ» обозначает, что вычисления не могут быть произведены.
Примеры форматов вы можете видеть на скриншоте.
Формула даты в Excel
Excel предоставляет много возможностей по работе с датами. Одна из них, ДАТА, позволяет построить дату из трех чисел. Это удобно, если вы имеете три разных столбца – день, месяц, год.
Поставьте указатель на первую ячейку четвертого столбца и выберите функцию из списка «Дата и время».
Расставьте адреса ячеек соответствующим образом и нажмите ОК.
Скопируйте запись.
Автосумма в Excel
На случай, если необходимо сложить большое число данных, в Excel предусмотрена функция СУММ. Для примера посчитаем сумму для проданных товаров.
Поставьте указатель в ячейку F12. В ней будет осуществляться подсчет итога.
Перейдите на панель «Формулы» и нажмите «Автосумма».
Excel автоматически выделит ближайший числовой диапазон.
Вы можете выделить другой диапазон. В данном примере Excel все сделал правильно. Нажмите ОК. Обратите внимание на содержимое ячейки. Функция СУММ подставилась автоматически.
При вставке диапазона указывается адрес первой ячейки, двоеточие и адрес последней ячейки. «:» означает «Взять все ячейки между первой и последней. Если вам надо перечислить несколько ячеек, разделите их адреса точкой с запятой:
СУММ (F5;F8;F11)
Работа в Excel с формулами: пример
Мы рассказали, как сделать формулу в Excel. Это те знания, которые могут пригодиться даже в быту. Вы можете вести свой личный бюджет и контролировать расходы.
На скриншоте показаны формулы, которые вводятся для подсчета сумм доходов и расходов, а также расчет баланса на конец месяца. Добавьте листы в книгу для каждого месяца, если не хотите, чтобы все таблицы располагались на одном. Для этого просто нажмите на «+» внизу окна.
Чтобы переименовать лист, два раза на нем щелкните и введите имя.
Таблицу можно сделать еще подробнее.
Excel – очень полезная программа, а вычисления в нем дают практически неограниченные возможности.
