ВПР – это функция Excel, позволяющая выполнять поиск в определенном столбце по данным из другого столбца. Функция ВПР в Excel используется также и для переноса данных из одной таблицы в другую. Существует три условия:
- Таблицы должны располагаться в одной книге Excel.
- Искать можно только среди статических данных (не формул).
- Условие поиска должно располагаться в первом столбце используемых данных.
Формула ВПР в Excel
Синтаксис ВПР в русифицированном Excel имеет вид:
ВПР (критерий поиска; диапазон данных; номер столбца с результатом; условие поиска)
В скобках указаны аргументы, необходимые для поиска итогового результата.
Критерий поиска
Адрес ячейки листа Excel, в которой указываются данные для осуществления поиска в таблице.
Диапазон данных
Все адреса, среди которых осуществляется поиск. В качестве первого столбца следует указать тот, в котором расположен критерий поиска.
Номер столбца для итогового значения
Номер столбца, откуда будет браться значение при найденном совпадении.
Условие для поиска
Логическое значение (истина/1 или ложь/0), которое указывает приблизительное совпадение искать (1) или точное (0).
ВПР в Excel: примеры функции
Принцип работы функции прост. Первый аргумент содержит критерий для поиска. Как только найдено совпадение в таблице (второй аргумент), то из нужного столбца (третий аргумент) найденной строки берется информация и подставляется в ячейку с формулой.
Простое применение ВПР – поиск значений в таблице Excel. Он имеет значение в больших объемах данных.
Найдем количество фактически выпущенной продукции по названию месяца.
Результат выведем справа от таблицы. В ячейке с адресом H3 будем вводить искомое значение. В примере здесь будет указываться название месяца.
В ячейке H4 введем саму функцию. Это можно делать вручную, а можно воспользоваться мастером. Для вызова поставьте указатель на ячейку H4 и нажмите значок Fx около строки формул.
Откроется окно мастера функций Excel. В нем необходимо найти ВПР. Выберите в выпадающем списке «Полный алфавитный перечень» и начните набирать ВПР. Выделите найденную функцию и нажмите «ОК».
Появится окно ВПР для таблицы Excel.
Чтобы указать первый аргумент (критерий), поставьте курсор в первую строку и щелкните по ячейке H3. Ее адрес появится в строке. Для выделения диапазона поставьте курсор во вторую строку и начните выделять мышью. Окно свернется до строки. Это делается для того, чтобы окно не мешало видеть Вам весь диапазон и не мешало выполнять действия.
Как только Вы закончите выделение и отпустите левую кнопку мыши, окно вернется в свое нормальное состояние, а во второй строке появится адрес диапазона. Он вычисляется от левой верхней ячейки до правой нижней. Их адреса разделены оператором «:» - берутся все адреса между первым и последним.
Переводите курсор в третью строку и считайте, из какого столбца будут браться данные при найденном совпадении. В нашем примере это 3.
Последнюю строку оставьте пустой. По умолчанию значение будет равно 1, посмотрим, какое значение выведет наша функция. Нажмите «ОК».
Результат обескураживает. «Н/Д» означает некорректные данные для функции. Мы не указали значение в ячейке H3, и функция ищет пустое значение.
Введем название месяца и значение изменится.
Только оно не соответствует действительности, ведь настоящее фактическое количество выпущенной продукции в январе равно 2000.
Это влияние аргумента «Условие поиска». Изменим его на 0. Для этого поставьте указатель на ячейку с формулой и снова нажмите Fx. В открывшемся окне введите «0» в последнюю строку.
Нажимайте «ОК». Как видим, результат изменился.
Чтобы проверить второе условие из начала нашей статьи (среди формул функция не ищет) изменим условия для функции. Увеличим диапазон и попробуем вывести значение из столбца с вычисляемыми значениями. Укажите значения как на скриншоте.
Нажмите «Ок». Как видите, результат поиска оказался 0, хотя в таблице стоит значение 85%.
ВПР в Excel «понимает» только фиксированные значения.
Сравнение данных двух таблиц Excel
ВПР в Excel может быть использована для сравнения данных двух таблиц. Например, пусть у нас есть два листа с данными о выпуске продукции двумя цехами. Мы можем сопоставить фактический выпуск для обоих. Напомним, что для переключения между листами служат их ярлыки в нижней части окна.
На двух листах мы имеем одинаковые таблицы с разными данными.
Как видим, план выпуска у них одинаков, а вот фактический отличается. Переключаться и сравнивать построчно даже для небольших объемов данных очень неудобно. На третьем листе создадим таблицу с тремя столбцами.
В ячейку B2 введем функцию ВПР. В качестве первого аргумента укажем ячейку с месяцем на текущем листе, а диапазон выберем с листа «Цех1». Чтобы при копировании диапазон не смещался, нажмите F4 после выбора диапазона. Это сделает ссылку абсолютной.
Растяните формулу на весь столбец.
Аналогично введите формулу в следующий столбец, только диапазон выделяйте на листе «Цех2».
После копирования Вы получите сводный отчет с двух листов.
Подстановка данных из одной таблицы Excel в другую
Выполняется это действие аналогично. Для нашего примера можно не создавать отдельную таблицу, а просто ввести функцию в столбец любой из таблиц. Покажем на примере первой. Установите указатель в последний столбец.
И в ячейку G3 поместите функцию ВПР. Диапазон опять берем с соседнего листа.
В результате столбец второй таблицы будет скопирован в первую.
Вот и вся информация о незаметной, но полезной функции ВПР в Excel для чайников. Надеемся, она поможет Вам при решении задач.
