Иногда необходимо, чтобы важные для нас документы могли читать и редактировать только определенный круг людей. В этой статье мы рассмотрим функции, позволяющие ограничить редактирование и просмотр документов в Office 2010.
Скорее всего, одни из вас обменивается документами MS Office в режиме онлайн через Office Web Apps, а другие делают это через корпоративную сеть, но даже в этом случае целесообразно обеспечить дополнительную безопасность тем документам, которые предназначены, например, исключительно для вашего руководителя.
В данном примере я буду использовать Word, но в Excel и PowerPoint процесс шифрования осуществляется аналогичным образом. Однако функция ограниченного редактирования доступна только в Word и Excel.
Ограничиваем редактирование
Если вы остерегаетесь, что кто-то неверно отредактирует ваш документ, вы можете указать, какие типы изменений смогут вносить другие пользователи. Откройте ваш документ, затем нажмите на вкладку «Файл», чтобы открыть меню Backstage View. Далее нажмите Сведения-> Защитить документ и выберите пункт «Ограничить редактирование».
В правой части документа появится меню с функциями, которые позволяют ограничить форматирование и редактирование.
Нажмите на ссылку «Настройки», чтобы указать, что можно менять в документе, а что нет.
Далее вы можете выбрать пользователей вашего домена, которые могут редактировать документ.
Когда закончите с выбором ограничений на редактирование, нажмите кнопку «Да, включить защиту».
В следующем окне вам будет предложено указать пароль для документа, но вводить его не обязательно, можно просто нажать кнопку OK.
Я сделал документ доступным «только для чтения», так что если кто-то попытается изменить его онлайн в своем браузере…
Он увидит следующее сообщение:
А если пользователь попытается отключить защиту на редактирование, ему потребуется пароль, который мы указали во время включения защиты.
Шифрование документов
Теперь мы поговорим о том, как зашифровать документ Word с помощью пароля. Нажмите на вкладку «Файл», затем на пункт «Сведения», далее «Защитить документ» и выберите «Зашифровать паролем».
Введите пароль…
Затем подтвердите пароль и нажмите на кнопку OK.
Теперь, при попытке открыть документ, Word будет требовать ввести правильный пароль.
Более того, зашифрованные документы нельзя открыть в Web Apps – только в локальной версии Word с указанием правильного пароля.
