Условное форматирование в Excel – это возможность устанавливать свой собственный стиль при выполнении некоторого условия. Эта функция необходима для проведения визуального анализа данных. Подсветка ячеек таблицы поможет быстро анализировать информацию.
Формат Excel файлов
Когда строк и столбцов в таблице Excel много, трудно охватить взглядом всю информацию в ячейках. В таком случае есть опасность пропустить важные данные и проанализировать их неправильно. Если же таблицу автоматически раскрасить в разные цвета (провести условное форматирование), то это поможет увидеть полную картину, не вглядываясь в каждую ячейку.
Как установить формат ячеек в Excel разберем на примере сравнения двух столбцов – количества запланированной к выпуску продукции и реально выпущенной.
Отметим красным те строки, где план в 2000 единиц выполнен не был. Для этого необходимо указать критерий для установки стиля. Щелкнем по ячейке C2 – она первая и хранит информацию о выпущенной продукции. Условное форматирование выполняется с помощью одноименного значка на панели инструментов.
После нажатия на нее мы увидим меню, в котором можно реализовать условное форматирование. Используем опцию «Меньше».
При выборе откроется окно, в котором можно установить значение и выбрать цвета.
Введем граничный параметр 2000 и выберем красный цвет. Жмем «ОК». Ячейка станет цветной, так как значение в ней меньше заданного.
Чтобы выполнить действие сразу для всего столбца, выделим его.
Так мы сразу увидим месяца, в которых минимальный план выполнен не был.
Условное форматирование ячеек в Excel на основании значений другого диапазона
Часто бывает необходимо поставить стиль в зависимость не от конкретного значения, а от данных из другой ячейки. В этом случае укажем адрес, а не число.
Обратите внимание, что в окне указан абсолютный адрес ячейки ($E$3). В данном случае это допустимо, так как сравнение указывается для фиксированной ячейки.
После нажатия «ОК» мы увидим подсветку в тех ячейках, где значение меньше указанного.
Если ввести в ячейку E3 новое значение, то и оформление в таблице Excel изменится.
Для сравнения с диапазоном следует немного изменить условие. Выделите столбец с фактически выпущенной продукцией и снова нажмите на кнопку условного форматирования. При выборе опции «Меньше» в окне укажите первую ячейку столбца «Запланировано». Это можно сделать мышкой.
Мы опять видим абсолютную адресацию, которая устанавливается по умолчанию. Необходимо удалить знак «$», если мы хотим получить сдвиг условного форматирования при установке стилей.
В таком случае стиль будет вычисляться на основании сравнения двух парных ячеек.
Вместо чисел можно использовать любые значения: строка, дата и т.д. Например, выделим все автомобили в пункте проката, которые находятся в резерве. Значение «р» - означает, что авто свободно, а «с», что сдано.
Установим зеленый цвет для свободных автомобилей. Нам понадобится условие «Равно».
В качестве значения укажем «р».
Теперь мы легко можем увидеть, какой автомобиль свободен.
Чтобы проверить правило, необходимо воспользоваться пунктом «Управление правилами» в меню условного форматирования.
При его выборе откроется окно с перечнем правил.
Вы можете скорректировать правило условного форматирования Excel или установить новое.
Правила условного форматирования в Excel с несколькими условиями
Часто одного условия недостаточно. Бывает необходимо выделить ячейки в зависимости от двух, трех или большего числа значений. В таком случае, вы можете применять правила условного форматирования последовательно к одному и тому же диапазону. Например, в последнем примере обозначим красным занятые авто.
Выделим еще раз диапазон и выберем правило «Равно». Укажем значение «с» и установим красный цвет.
При этом старое правило условного форматирования останется и будет действовать. Это можно увидеть в управлении.
Еще один способ – использовать пункт «Создать правило». Выделите диапазон и выберите его в меню условного форматирования.
Затем установите правило для ячеек, которые содержат определенное значение.
Далее выберите цвета для оформления. Для этого нажмите кнопку «Формат».
Создайте еще одно правило.
Формат даты в Excel
В случаях, когда вам нужно выделить определенную дату, в Excel можно использовать условное форматирование временных значений. Для этого выберите «Дата» в разделе «Правила форматирования ячеек».
В выпадающем меню можно увидеть все возможные варианты.
Примечательно то, что при открытии документа значения даты сравниваются с текущим, и если какое-либо правило изменилось (например, перестало быть «Вчера»), то стиль для него изменяется. Это очень удобно при повторной работе с документом.
Например, выбрав условие «В текущем месяце» для ноября мы получим выделение красным только тех строк, которые попадают под это условие.
Формат таблицы Excel с использованием формул
Также можно поставить стиль в зависимость от формул и функций. Такое условное форматирование может понадобиться, если вы считаете остатки, или сумму и т.д.
Для нашего первого примера выделим те ячейки, в которых значение выпущенной продукции больше чем среднее за год.
Выделяем диапазон и устанавливаем новое правило с использованием формулы.
Функция СРЗНАЧ считает среднее значение для указанного диапазона.
Таким образом вы можете установить стиль для любой ячейки.
Установка стиля для целой строки
Чтобы оформление было применено ко всей таблице, выберите ее в качестве диапазона. Например, для наших автомобилей мы установим такое правило:
И применим его ко всему диапазону.
Это позволит раскрасить всю таблицу.
Обратите внимание на первый доллар в формуле. Он означает, что столбец зафиксирован, а менять будет только номер строки. Его устанавливать надо обязательно, иначе стиль применяться ко всей строке не будет.
Формат числа в Excel
В конце расскажем, как быстро установить числовой формат в Excel. Иногда ваше число вдруг превращается в текст или дату. Если это произошло, преобразуйте значение в нужный формат.
Установите указатель на ячейку с числом и нажмите квадратик в правом нижнем углу панели «Число» вкладки «Главная».
В окне выберите нужное значение и установите число десятичных знаков. Также можно выбрать, как будет отображаться отрицательное число.
Галочка «Разделитель групп разрядов» позволит устанавливать пробел между разрядами числа.
Также вы можете установить денежный или финансовый формат.
Используйте условное форматирование для придания наглядности вашим таблицам. Это ускорит анализ и обработку данных.
